Laten we kijken naar de belangrijkste stappen om het Kwaliteitslabel te behalen:
- het aanvraagformulier volledig ingevult,
- voldoet aan alle formele criteria (sectie 2 van het aanvraagformulier),
- alle gevraagde bewijzen zijn aangelevert volgens de instructies in het aanvraagformulier,
- de vragen goed beantwoordt (minimaal niveau 3 op de evaluatieschaal),
- en ten minste 70% van de elementen uit punt 3.1 van het aanvraagformulier behaalt.
Voordat een Organisator aan deze aanvraag kan beginnen, moeten enkele essentiële voorwaarden worden vervuld. We noemen dit "stap 0", omdat deze als basis dienen voor de rest van het proces.
Stap 0: De basisvoorwaarden
De toekomstige houder van het Kwaliteitslabel moet zich registreren als Organisator op een van de Awero-platforms, zoals Cities of Learning, en een verificatieverzoek indienen voor hun Organisator-account.
Vervolgens dient de Organisator de informatie door te nemen over alle stappen die nodig zijn om het Kwaliteitslabel te behalen, evenals de waarden van het Cities of Learning Network, waarmee ze akkoord moeten gaan. Deze informatie is beschikbaar op het platform.
Tot slot moet de Organisator gedurende ten minste 6 maanden actief badges hebben gebruikt voordat de aanvraag voor het Kwaliteitslabel wordt ingediend. Bewijs hiervan moet worden verstrekt in het aanvraagformulier.

Stap 1: Training
De Organisator (minstens één lid van de organisatie) moet de digitale playlist "Kwaliteitslabel voor badge erkenning" voltooien. Deze playlist begeleidt hen door het proces om "kwaliteitslabel klaar" te worden. Het succesvol afronden van deze playlist is een vereiste voor het aanvragen van het Kwaliteitslabel.
Een tweede playlist, genaamd "kwaliteitsvolle Open Badge en Badgesystemen maken", maakt ook deel uit van de online training voor het Kwaliteitslabel. Deze training is bedoeld om de Organisator te helpen bij het ontwerpen en uitgeven van kwaliteitsbadges. Hoewel deze tweede playlist wordt aanbevolen, is deze niet verplicht.
Leden van het Cities of Learning Network zullen het ingediende bewijs op een gestandaardiseerde manier beoordelen en de leeruitkomsten van de deelnemers evalueren.
Stap 2: Aanvragen
De Organisator, die inmiddels ervaring heeft opgedaan met het uitgeven van kwaliteitsbadges en goed op de hoogte is van de vereisten van het Kwaliteitslabel, kan het aanvraagformulier invullen en indienen om het Kwaliteitslabel aan te vragen.
Bij de aanvraag moet bewijs worden geleverd, waaronder goede eigen voorbeelden op het gebied van badgeontwerp en -implementatie. Dit kan onder andere bestaan uit links naar badges of screenshots van badges die zijn behaald via de online training voor het Kwaliteitslabel (om de expertise van de mensen van de Organisator aan te tonen) en kwaliteitsbadges die door de Organisator zijn gecreëerd en uitgegeven (om te laten zien dat voldaan wordt aan de vastgestelde kwaliteitsnormen).
Daarnaast moet de Organisator een kwaliteitsborgings- en verbeterplan voorleggen voor de komende drie jaar van badge-activiteiten binnen de organisatie. Ook moet er een verklaring worden opgenomen waarin de Organisator aangeeft zich te willen houden aan de waarden van het Cities of Learning Network en kwalitatieve leerinhoud te bieden. Deze onderdelen maken deel uit van het aanvraagformulier.
Stap 3: Evaluatieproces
Als een Organiser het Kwaliteitslabel krijgt, is het 3 jaar geldig. Na deze periode moet het label vernieuwd
worden. Dit gaat via een kortere procedure, waarbij gekeken wordt of de Organiser nog steeds aan alle
eisen voldoet. De Organiser moet bijvoorbeeld laten zien dat minstens één van de mensen binnen de organisatie de
online training voor het Kwaliteitslabel heeft afgerond.
Ook dient elke Organiser een plan in te dienen voor kwaliteitsbehoud en verbetering voor de komende 3
jaar, wat de commissie leden kunnen bekijken bij de aanvraag voor verlenging.
De evaluatiecommissie van het Cities of Learning Netwerk beoordeelt de verlengingsaanvragen en laat
binnen 90 dagen weten wat de beslissing is.
Als er serieuze meldingen zijn van niet-naleving, kan het Kwaliteitslabel vóór de vervaldatum ingetrokken
worden. De evaluatiecommissie onderzoekt deze meldingen voordat er een beslissing genomen wordt.
Als het label vroegtijdig wordt ingetrokken, ontvangt de Organiser daar een e-mail over..
Aanvragen dienen in het Engels te worden ingediend, maar het Cities of Learning Network accepteert dat sommige aanvragers mogelijk bepaalde onderdelen van hun aanvraag en/of bewijsstukken in een andere taal willen indienen.
De garantie dat aanvragen en bewijsmateriaal in andere talen dan Engels kunnen worden geëvalueerd, geldt alleen als er een moedertaalspreker van de gekozen taal in de evaluatiecommissie aanwezig is. Momenteel beschikbare talen, naast Engels, zijn: Catalaans, Nederlands, Italiaans, Litouws, Servisch, Sloveens en Spaans.
Duurzame badges en vernieuwing van het Kwaliteitslabel
Eenmaal toegekend, is het Kwaliteitslabel drie jaar geldig. Na deze periode dient de Organisator het label te vernieuwen via een verkorte procedure, waarbij wordt beoordeeld of de Organisator nog steeds voldoet aan de normen van het Kwaliteitslabel. Dit kan bijvoorbeeld worden aangetoond door bewijs te leveren dat ten minste één huidig personeelslid de online training voor het Kwaliteitslabel heeft voltooid.
Tijdens de oorspronkelijke aanvraag moet elke Organisator een kwaliteitsborgings- en verbeterplan voorleggen voor de komende drie jaar. Dit plan kan door de beoordelaars worden geëvalueerd bij een verlengingsaanvraag van het Kwaliteitslabel.
De evaluatiecommissie van het *Cities of Learning Network* beoordeelt de verlengingsaanvragen en communiceert haar besluit binnen maximaal 90 dagen aan de Organisator.
Let op: Het Cities of Learning Network behoudt zich het recht voor om het Kwaliteitslabel vóór de vervaldatum in te trekken als er gegronde meldingen van niet-naleving worden ontvangen over een houder van het Kwaliteitslabel. De evaluatiecommissie onderzoekt dergelijke meldingen zorgvuldig voordat er een beslissing wordt genomen. Als een Kwaliteitslabel vóór de vervaldatum wordt ingetrokken, wordt de Organisator hierover per e-mail geïnformeerd.
Het Cities of Learning Network heeft deze activiteit ontwikkeld en beheert de implementatie van het Kwaliteitslabel voor badge-erkenning.
